Uvod

Oriflame je odgovoren za zbiranje poročil o resnih neželenih učinkih kozmetike in posredovanje teh informacij ustreznim deležnikom. Zagotavljanje poročil o resnih neželenih učinkih in deljenje teh informacij poskrbi, da je kozmetika varnejša in je pomemben vidik pri varovanju javnega zdravja.

To obvestilo o zasebnosti opisuje, kako zbiramo in uporabljamo vaše osebne podatke, ko oddate reklamacijo glede neželenih učinkov. Zavezani smo k varovanju vaše zasebnosti in spoštovanju veljavne zakonodaje o varstvu podatkov.

To obvestilo o zasebnosti je naslovljeno na:

 

  • posameznike, ki poročajo o neželenih dogodkih, zagotavljajo varnostne informacije v zvezi z našimi izdelki, zahtevajo zdravstvene informacije in oddajo pritožbe glede kakovosti izdelkov;

  • posameznike, ki so predmet neželenih dogodkov, poizvedbe o zdravstvenih informacijah in pritožbe glede kakovosti izdelkov.

 

Sklicevanje na vas in vaše v tem obvestilu pomeni uporabnika izdelkov Oriflame, ko je vložena reklamacija glede neželenega učinka, ki ga je imel tak uporabnik (reklamacija glede neželenih učinkov).

Osebne informacije ali osebni podatki:

pomeni vse informacije v zvezi z določljivo osebo, ki jo je mogoče neposredno ali posredno identificirati iz informacij

  1. Kdo smo?

 

Smo Oriflame Research and Development Limited (Oriflame, mi, naš) in smo "upravljavec podatkov", kar pomeni, da smo odgovorni za odločanje, kako in zakaj se vaši osebni podatki obdelujejo za namene, opisane v tem Obvestilu o zasebnosti.

Naslov našega registriranega sedeža je 1 Stokes Place, St. Stephen's Green, Dublin 2, D02 DE03.

 

  1. Zbiranje podatkov

 

Osebne podatke zbiramo neposredno od vas, ko vložite reklamacijo glede neželenih učinkov, ali od druge osebe (na primer Brand partnerja, ki vam je prodal izdelek Oriflame), če vloži reklamacijo v vašem imenu. Vrste informacij, ki jih zbiramo, vključujejo:

 

  • Kontaktni podatki: naslov, elektronski naslov, telefonska številka

  • Identifikacijski podatki: ime, letnica rojstva, spol, tip kože

  • Občutljive informacije: zdravstveni podatki, vključno s podrobnostmi o neželenih učinkih, zdravljenju, obisku v bolnišnici/pri zdravniku, zdravstveni diagnozi in kontaktnih podatkih ponudnika zdravstvenih storitev.

  1. Nameni obdelave vaših osebnih podatkov

 

Osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:

 

  • spremljanje varnosti naših izdelkov, kar vključuje odkrivanje, ocenjevanje, spremljanje in preprečevanje neželenih dogodkov ter poročanje neželenih dogodkov ustreznim organom;

  • odgovarjanje na pritožbe glede kakovosti naših izdelkov, kot so kakršne koli napake glede kakovosti in/ali učinkovitosti, stabilnosti, zanesljivosti, varnosti, učinkovitosti ali uporabe; odgovarjanje na druga vprašanja ali zahteve ter izboljšanje naših izdelkov in storitev; skladnost z našimi politikami ter lokalnimi pravnimi, nacionalnimi/mednarodnimi regulativnimi zahtevami in zahtevami skladnosti;

  • za komunikacijo z vami o vaši reklamaciji glede neželenih učinkov;

  • izvajanje revizij in zagovor v sodnih sporih.

 

Vaše osebne podatke bomo uporabili le za namene, za katere smo jih prvotno zbrali, razen če razumno menimo, da jih moramo uporabiti za drug razlog in je ta razlog združljiv s prvotnim namenom. Če bomo morali vaše osebne podatke uporabiti za nezdružljiv namen, vas bomo o tem obvestili in pojasnili pravno podlago, ki nam to dovoljuje.

 

  1. Pravna podlaga za obdelavo vaših osebnih podatkov

 

Vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi naslednjih pravnih podlag:

 

  • Skladnost z zakonsko obveznostjo: za izpolnjevanje naših obveznosti poročanja v skladu z Evropsko kozmetično uredbo št. 1223/2009 ali drugimi pravnimi predpisi.

  • Javni interes: zaščititi javno zdravje s preiskovanjem in poročanjem o neželenih učinkih.

  • Vaše soglasje: kadar ste nam dali soglasje za uporabo vaših osebnih podatkov.

  • Zaščititi moramo ključne interese (vaše ali tuje).

  1. Kakšne so vaše odgovornosti?

 

Pomembno je, da so osebni podatki, ki jih hranimo o vas, točni in ažurirani. Prosimo, da nas obvestite, če se vaši osebni podatki spremenijo. Upoštevajte, da če na zahtevo ne zagotovite določenih informacij, ne bomo mogli obdelati vaše reklamacije glede neželenih učinkov.

 

  1. S kom delimo vaše osebne podatke?

 

Kot del izpolnjevanja naših pravnih obveznosti bomo morali deliti informacije o vaši reklamaciji glede neželenih učinkov (vključno z vašim letom rojstva, spolom, državo prebivališča in zdravstvenimi podatki) z ustreznim pristojnim organom, da izpolnimo svoje obveznosti poročanja v skladu s 23. členom Uredbe (ES) št. 1223/2009 o kozmetičnih izdelkih.

Vaše osebne podatke bomo delili s katerim koli članom skupine Oriflame Cosmetics in drugimi podjetji, ki jih lahko občasno dodamo v našo skupino, če je takšna izmenjava potrebna za naše interno upravljanje reklamacij o neželenih učinkih in namene poročanja.

Vaše osebne podatke lahko delimo s podjetjem Oriflame, ki vam je prodalo izdelek, ki je (potencialno) povzročil neželene učinke, če je to potrebno za obravnavo kakršnih koli pravnih zahtevkov v zvezi s tako prodajo.

Morda bomo morali deliti vaše osebne podatke s tretjimi osebami, vključno s ponudniki storitev tretjih oseb (in njihovimi pooblaščenimi zastopniki):

(a) ki potrebujejo informacije o vaši reklamaciji o neželenih učinkih;

(b) kjer to zahteva zakon;

(c) kjer je potrebno upravljati naš odnos z vami; ali

(d) kadar imamo za to drug zakonit interes.

Od tretjih oseb zahtevamo, da spoštujejo varnost vaših osebnih podatkov in z njimi ravnajo v skladu z zakonodajo.

Vaše osebne podatke lahko delimo tudi s tretjimi osebami zaradi regulativnih in pravnih razlogov (vključno s poročanjem o neželenih učinkih, kot je navedeno zgoraj). Primer tega je, ko moramo vaše podatke deliti z medicinskim strokovnjakom, da oceni naše ugotovitve. Vaše osebne podatke lahko delimo tudi s tretjimi osebami v primeru, da naše podjetje ali skoraj vsa njegova sredstva pridobi tretja oseba.

 

  1. Ali bomo vaše osebne podatke prenesli izven Evropske unije?

 

Morda bomo morali prenesti vaše osebne podatke v države, kjer morda nimajo zakonov o varstvu podatkov, ki zagotavljajo enako raven zaščite kot tisti v Evropskem gospodarskem prostoru. Na primer, morda bomo morali prenesti vaše osebne podatke v Indijo, kjer se nahajajo naše službe za IT podporo, in vaše osebne podatke bomo morali prenesti našim skupinam za pomoč strankam v vaši državi stalnega prebivališča, ki vas bodo kontaktirale v zvezi z reklamacijo o neželenih učinkih.

Zagotovili bomo, da so vsi takšni prenosi zakoniti in podprti z močnimi pogodbenimi obveznostmi, ki jih odobrijo ustrezni regulatorji, ter da bodo vaši osebni podatki vedno varovani. Če želite več informacij o veljavnih zaščitnih ukrepih, se obrnite na našo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov na privacy@oriflame.com.

 

  1. Kako dolgo bomo hranili vaše osebne podatke?

 

Vaše osebne podatke bomo hranili samo toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnjevanje namenov, za katere smo jih zbrali, vključno z namenom izpolnjevanja kakršnih koli pravnih, računovodskih ali poročevalskih zahtev. Običajno bomo podatke v zvezi z neželenimi učinki hranili 10 let po datumu, ko je bila dana na trg zadnja serija kozmetičnega izdelka v zvezi z reklamacijo o neželenih učinkih, vendar jih bomo morda morali hraniti dlje, če je predmet pravnega zahtevka in v tem primeru bomo take podatke hranili, dokler zahtevek in vsi povezani zahtevki ne bodo razrešeni. V največjem možnem obsegu so tako hranjene informacije psevdonimizirane ali anonimizirane.

Za določitev ustreznega obdobja hrambe osebnih podatkov upoštevamo količino, naravo in občutljivost osebnih podatkov, potencialno tveganje za škodo zaradi nepooblaščene uporabe ali razkritja vaših osebnih podatkov, namene, zaradi katerih obdelujemo vaše osebne podatke in ali te namene lahko dosežemo z drugimi sredstvi in veljavnimi pravnimi zahtevami.

  1. Kakšne so vaše pravice do zasebnosti?

 

Po zakonu imate pravico:

 

  • Dostopati do vaših osebnih podatkov. Vse zahteve za dostop pošljite pisno. Za dostop do vaših osebnih podatkov vam ne bo treba plačati pristojbine, lahko pa vam zaračunamo razumno pristojbino, če je vaša zahteva očitno neutemeljena ali pretirana. Morda bomo morali od vas zahtevati posebne podatke, ki nam bodo pomagali potrditi vašo identiteto.

  • Do popravka vaših osebnih podatkov, ki jih obdelujemo o vas. To vam omogoča, da popravite vse nepopolne ali netočne podatke, ki jih obdelujemo o vas.

  • Do izbrisa vaših osebnih podatkov. To vam omogoča, da nas prosite za izbris ali odstranitev osebnih podatkov.

  • Ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov v skladu s tem obvestilom.

  • Do omejitve obdelave vaših osebnih podatkov. To vam omogoča, da od nas zahtevate, da prekinemo obdelavo vaših osebnih podatkov, na primer, če želite, da ugotovimo njihovo točnost.

  • Do prenosljivosti vaših osebnih podatkov. Od nas lahko zahtevate, da vam osebne podatke, ki jih imamo o vas, posredujemo v strukturirani, pogosto uporabljeni in strojno berljivi obliki.

  • Preklicati soglasje, če ste nam dali soglasje za uporabo vaših osebnih podatkov, soglasje lahko kadar koli prekličete.

  • Vložiti pritožbo glede naših dejavnosti obdelave podatkov tako, da nas kontaktirate na privacy@oriflame.com. Druga možnost je, da se pritožite irskemu pooblaščencu za varstvo podatkov na naslovu https://forms.dataprotection.ie/contact, tako da pišete Uradu pooblaščenca za varstvo podatkov, 21 Fitzwilliam Square South Dublin 2, D02 RD28, Irska ali pokličite +353 (01) 765 01 00 ali +353 1800 437 737

 

 

Če želite uveljavljati katero od svojih pravic v zvezi z vašimi osebnimi podatki, se obrnite na nas prek podatkov v razdelku 13 tega obvestila.

 

  1. Varnost

 

Z vsemi vašimi osebnimi podatki ravnamo zaupno in sprejeli bomo vse razumne ukrepe za zaščito vaših osebnih podatkov, ko bodo preneseni v naše sisteme. Izvajamo ustrezne varnostne ukrepe za zaščito vaših osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, spreminjanjem, razkritjem ali uničenjem.

 

  1. Spremembe tega obvestila o zasebnosti

 

To obvestilo o zasebnosti lahko posodobimo. O morebitnih bistvenih spremembah vas bomo obvestili.

 

  1. Stopite v stik z nami

 

Če imate kakršna koli vprašanja o tem obvestilu o zasebnosti ali o tem, kako ravnamo z vašimi osebnimi podatki, pišite našemu pooblaščencu za varstvo podatkov na privacy@oriflame.com.